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生鲜采购特点
1. 复杂性
由于生鲜品类价格变动较大，就造成采购人员市场采价困难，同时增加了对采购人员吃拿回扣控制的难度;由于生鲜食品质量难以标准化，这使得采购部门对质量管控困难;由于季度性强，加上品质、产量的不确定性，使得对生鲜采购的品种、数量预测困难。
2. 风险性
特别是水果，经营成本、损耗大，操作复杂，如果采购管理不慎，就有可能使超市因经营生鲜食品而出现亏损。
3. 规模性降低
许多超市未形成规模经营，使得生鲜食品的采购半径缩短，许多跨地区经营的门店自行采购商品，降低了连锁经营在统一集中采购上所能获得的规模效益。
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采购模式分类
1. 分权式的采购组织(门店采购)
这种方式由各店自行采购生鲜食品。
优点：采购具有相当弹性，较具市场针对性;价格由门店自定，机动性强，有较好的经营主导权;较符合消费者需求。
缺点：较难发挥大量采购、以量制价的功能;利润难控制，无法发挥连锁经营优势。
分权式的采购组织，多适用于门店分布较广的连锁企业，适宜于保质期较短的生鲜，如叶菜，鲜活水产等。
2. 集权式的采购(总部采购)
采购权集中在总部，专职采购负责，采购权不下放。门店采购无决定权，但有建议权。
优点：门店专心搞好销售;可发挥集中议价功能，有利于降低采购成本;价格形象一致，利润较易控制;促销活动易规划，易掌握货源。
缺点：门店工作弹性小，较难满足消费者需求;采购和销售工作较易脱节。
在生鲜食品上，较多运用于门店较为集中的企业，特别是局限在某一城市的连锁企业，在品种上较适宜保质期较长的品种，如冻肉、冷冻水产等。
从采购渠道可分为当地采购和跨区产地采购。
1. 当地采购
又可分为农产品批发市场和城市周围农产品生产基地。生鲜商品的品类包括蔬菜中的叶菜类;按政府规定必须从当地肉联厂采购的鲜肉类产品;淡水养殖的鲜活水产品，部分副食产品(豆腐和豆制品，以及当地制作的新鲜糕点和熟食制品等);各种半成品凉菜和切配菜等。
2. 跨地区产地采购
跨区产地采购包括具有耐储存、大批量大宗菜(大白菜、洋葱、土豆和冬瓜等);部分果实类水果(柑橘、苹果、香蕉和箱装水果等);冷冻水产品;干鲜产品和保鲜封装的加工制成品。
目前，超市生鲜区的经营品种很大程度上依靠当地的采购货源渠道，其主要原因：一是大量非标准化的生鲜商品因保鲜问题不适于远途配送;二是超市生鲜区的销量无法支撑批量采购。
但真正能形成品种、价格和新鲜度等渠道优势的还是产地采购，包括城市周围农产品生产基地和跨地区的产地采购，这种渠道优势的发挥会使超市生鲜经营更加生动，运作空间更大。
但生鲜采购渠道优势的发挥程度是与连锁超市生鲜经营规模和生鲜配送体系的完善度密切相关的。随着农产品保鲜运输的逐步解决和区域性连锁规模的扩大，跨地区采购的品种和数量都会不断增加。
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采购流程
1. 接洽供应商
生鲜价格、品种变化较大，采购人员应随时到批发市场、生产基地了解情况，随时优化供应商。
根据不同品类划分供应商，不同采购人员接待不同类别的供应商，提高专业度与洽谈效率。
明确规定供应商应提交的有关资料：具体包括供应商的生产许可证、产品的有关证明文件等。
要求供应商提供样品：与供应商洽谈时，要求供应商提供实物样品，以便采购检查和判断。
2. 采价
采购人员收到供应商产品报价后，到市场上了解同类产品价格，与供应商的报价进行比较，确定取舍。
3. 议定价格
采价后要与供应商面对面商定供应商品的价格。商议前要做好准备工作，了解供应商向其他超市的实际供货价，再具体分析本超市的经营优势和劣势，以增加在价格谈判中的砝码。
事先确定可接受的最高价，超过就果断放弃，寻求其他供应商。
4. 将商品导入卖场
采购人员确定供应商后，要将准备采购的商品经过规定程序进行报批，一经通过就要着手导入门店的具体工作。
1)根据超市规定为商品确定一个代码，进行统一管理。
2)建立商品档案。将品名、规格、代码、所属部门等资料录入系统，便于经营者及时了解该商品销售情况，进行恰当的进销存决策。
3)首次进货。必须由采购负责集中进货、熟悉采购通道，了解供应商的实情，发现不妥及时调整方案。
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采购量的核算
按保质期长短可分为二类：一是保质期较长可压库的商品，如冷冻食品;另一种是保质期较短不能压库的，需当日购进当日销售，如各种鲜活品类。
1. 可压库商品采购量控制
1)最小库存量。根据N天销售计算出某一商品的日均销量，再根据商品到货和加工配送周期确定最小的库存天数。如果下订单后3天到货，再加上加工配送2天，则压库时间至少5天。
计算公式：最小库存量=日均销量×(商品送达配送中心天数+配送中心加工天数+配送中心将货送达门店天数+卖场中陈列量可销售天数)
对一些没组建配送中心的连锁企业，计算公式：最小库存量=日均销量×(商品送达门店天数+门店加工天数+卖场中陈列量可销售天数)
2)最大库存量：最大库存量的确定要综合考虑3方面因素：
①根据库容量确定。根据当前保鲜设备的容量计算库存，如一个冷库可存放10吨食品，分摊给每种食品的库存容量是多少即可算出，这就是最大库存量。
②根据保质期确定。计算公式：最大库存量=(保质期—厂家将商品送达门店天数—门店进行加工天数)×日均销量。
③根据最大采购资金预算确定。计算公式：最大库存量=预算资金÷商品单价。
在最小库存和最大库存间，超市可根据厂家发货的批量大小以及相应价格折扣、运输费用确定一个合理量值作为每次采购的批量值。
2. 鲜活品类采购控制
鲜活品类不能压库，没有最大、最小库存量限制，必须力争当天购进当天售出。其理论采购量等于日均销售量。但实际运作中可能会有一些无法当日售出，因此，计算公式为：
采购量=某日销售预测值—前日商品库存值
鲜活品类一般采用永续订单形式，签订一张合同，分多次交货。对于由总部(或配送中心)集中采购的，总部产生永续订单后，门店可根据这张订单填补货申请单，并实时传到总部，总部审核后将各门店所需的鲜活品类的品种、数量汇总，发给各供应商。
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采购合同内容规定
1. 配送问题的规定
生鲜品类主要供给日常生活所需，要求商品周转快。如欲保证充足供应，必须依靠供应商准时配送商品。因此在配送方式、时间、地点、次数等方面，通常在采购时就要和厂商在合同中予以规定，并要清楚规定厂商若违反了规定必须承担责任。
2. 缺货问题的规定
规定厂商缺货时应承担的责任，以保证厂商准时供货。例如容许厂商欠品率为3%，超过3%每月要付1万元罚金。
3. 商品品质的规定
采购应了解商品成分及品质等，是否符合卫生部门或工商行政等部门的规定。在采购合同中必须要求厂商作出保证符合法律规定的承诺，并提供相关部门核发的合法营业证明，确保不会出问题。
4. 价格变动的规定
生鲜食品价格变动较大，在鲜活食品签订永续订单时，要对未来价格变动的处理作出规定。如在价格上涨时，要在调整生效前通知超市并经超市同意方为有效等。
5. 付款的规定
采购时，支付货款的日期是一种采购条件，在合同中必须对付款方式有所规定。例如：对账日定在每月哪一天、付款日定在哪一天、付款方式等均要明确，并请厂商遵守。
6. 退货的规定
厂商送货很快，但退货往往不积极，因此必须制定退货规定。比如具体规定出现哪几种情况时可退货、费用如何分摊等。
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生鲜供应商管理
1. 厂商分类与编号
生鲜分类较冗杂，要对厂商进行分类管理。比如分成果菜、熟食、肉类、水产、日配类的供应厂商，再依各类别编号，给予每个厂商一个编号。这种编号4位码就可以。
2. 厂商资料档建立
将每一厂商的基本资料，包括公司名称、地址、电话、负责人、资本额、经营许可证、营业额等信息，建立成基本资料文档，录入电脑系统管理。
3. 各厂商商品库存数据录入
对于同一厂商所供应的商品的进价、售价、规格、数量、毛利率等商品资料要建立库存系统台账，进价、规格、增减等变更时要及时修改。
4. 厂商销售数据统计
对于每家厂商的产品的进销存必须予以统计，作为议价谈判筹码。
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